ב-Online
 
 
 
 
 
 
 
 
איך לנהל נכון את תיבת הדואר שלכם 

איך לנהל נכון את תיבת הדואר שלכם

 
 
המומחה

תיבת הדואר שלכם עמוסה ומבולגנת? כך תסדרו אותה אחת ולתמיד

 
 
 
 
 
 
 
 
 
לפני כשבוע קיבלתי מייל מה-FBI שמזהיר אותי: "תפסנו אותך גולש באתרים אסורים". לא הספקתי לנסות להבין מה לאמריקאים ולהרגלי הגלישה שלי, וכבר הגיע אחד אחר מה-CIA. ואז הגיעו עוד 200 שכאלה. כמו שכולנו יודעים, זה היה הווירוס Sober, אבל החלק העצוב באמת בסיפור הוא העובדה שגם לאחר מחיקת מכת המיילים הזו - התיבה שלי לא נראתה מסודרת יותר. אני בטוח שגם אצלכם המצב קשה באותה מידה; מצגות "מצחיקות" מ"חברים" שכבר שכחתם, הודעות מהעבודה הקודמת וגם סתם דואר חשוב שטובעים ביחד בים של ספאם. הבשורה הטובה שאתם לא חייבים להסכים לסיוט הזה, ובדיוק בשביל זה אנחנו כאן.

הכתבה מתיחסת בעיקר לתוכנת האימייל Outlook מבית מיקרוסופט (המגיעה עם חבילת האופיס). חלק מהטיפים הללו ניתן לבצע גם בתוכנות האימייל האחרות אם כי יהיה שוני ניכר במסכים, או אפילו במציאת המיקום המדוייק של התפריט הספציפי.

גם אם טרחתם כבר בעבר למיין, בדרך זו או אחרת, את תיבת הדואר הנכנס (Inbox) שלכם, הרי שבזמן שאתם קוראים שורות אלו היא מתמלאת בזבל ומתבלגנת מחדש. אבל אל דאגה – הנה כל מה שיפתור לכם, אחת ולתמיד, את בעיות המייל:
 

1. נקו את תיבת הדואר הנכנס שלכם

השלב הראשון, והמתיש ביותר לרוע המזל, יהיה לעבור על התיבה ולמחוק את כל הג'אנק. על מנת לחסוך בזמן ובכאבי ראש מיינו את התיבה כך שתציג את ההודעות על פי הנושאים שלהן (על ידי לחיצה כפולה בראש עמודת הנושא (Subject)). רוב הווירוסים מאופיינים במספר כותרות החוזרות על עצמן, מה שיקל למצוא את ההודעות הללו ולמחוק אותן כלאחר יד. אם מחקתם הודעה חשובה בטעות אין מה להיבהל, בדיוק כמו במערכת ההפעלה שלכם ההודעה תגיע אל תיקיית הפריטים שנמחקו (Deleted Items) ותוכלו לשחזר אותה משם על ידי גרירתה חזרה.

מיינתם והתיבה עדיין מפוצצת? כנראה שלא בצעתם את התהליך נכון. הכלל הוא: מחקו כל מה שאתם לא בטוחים לחלוטין שישמש אתכם בעתיד. גם אם זאת ההודעה עם המצגת הכי מתוקה וגם אם יש בה לינק חשוב לאתר שאתם חייבים לבקר בו, כשיהיה לכם זמן.
 

2. צרו תיקיות למיון

 
לאחר הניקוי, ההודעות שנותרו אמורות להיות הרלוונטיות בלבד. שימו לב שאת רובן ניתן לחלק לנושאים - משפחה, חברים, עבודה וכדומה. הגיע הזמן למיין אותן אל תוך תיקיות נפרדות. אבל לפני כן יהיה עלינו ליצור אותן: הקישו בעזרת הלחצן הימני של העכבר על התיקייה הראשית ובחרו מהתפריט בתיקיה חדשה (New Folder).
 
 
 
בחלון שיפתח רשמו את שם התיקיה. בעץ התיקיות בחרו בתיקיה אשר תחתיה היא תמוקם. אם מדובר בתיקיה ראשית סמנו את תיקיות אישיות (Personal Folders) כמודגם בתמונה.
 
לאחר שתאשרו את השלב הזה, תופיע ברשימת התיקיות שלכם התיקייה החדשה מוכנה לשימוש שוטף. צרו תקיות נוספות בכמות שאתם זקוקים לה.
 

3. הגדירו כללי מיון

 
בין אם מדובר בבני משפחה, חברים או עמיתים לעבודה, סביר להניח שהמיילים שאתם מקבלים מגיעים מרשימה של אנשים קבועים. לכן, במקום לגרור כל פעם את ההודעות לתיקיות המתאימות, נבקש מהאאוטלוק שיעשה זאת במקומנו – על ידי כך שנקבע לו כללים ברורים למיון ההודעות. בתפריט כלים (Tools) של הדפדפן נמצאת אפשרות הנקראת כללים והתראות (Rules and Alerts) ולעיתים אשף הכללים (Rules Wizard). הקשה קטנה ואשף הכללים יפתח.
 
 
אם הגדרתם כבר כללים בעבר, הם יוצגו בפניכם בתוספת חלונית עם פירוט ספציפי על אופי הכלל. כל אחד מהכללים המופיעים ברשימה זו ניתן לעריכה על ידי סימונו בצירוף לחיצה כפולה על כפתור העכבר השמאלי. על מנת ליצור כלל חדש, לחצו על הכפתור כלל חדש (New Rule) ובפניכם יפתח אשף הכללים החדשים.

במידה וזה הכלל הראשון שלכם, האשף יופיע ישירות.
 
 
האשף מציע לכם לעבוד עם מספר תבניות קבועות או להגדיר את הכלל מהיסוד. על מנת ליהנות משלל האפשרויות העומדות בפניכם, סמנו את השדה התחל מכלל ריק (Start from a blank rule). לאחר מכן, סמנו את האפשרות בדוק הודעות בעת הגעתן (Check messages when they arrive) ולחצו על הבא (Next).
 
 
בשלב הנוכחי נוכל לבחור את המסננת שעל פיה יבחרו ההודעות שנרצה למיין. ניתן לסמן מספר אפשרויות על מנת לחדד את הכלל או לבחור באפשרות אחת בלבד. כל אפשרות שתסומן, תופיע בחלונית התצוגה בתחתית החלון. את ההגדרות המדויקות נעשה בתוך החלונית על ידי לחיצה על הקישור הרלוונטי. סמנו את האפשרות הראשונה מאת משתמשים או רשימת תפוצה (From people or distribution list) ובחלונית לחצו על הקישור הכחול על מנת להזין את כתובות הדוא"ל הרצויות.
 
 
במסך החדש שיפתח בפניכם תוכלו לחפש את הכתובת בפינקס הכתובות או להזין את כתובת הדוא"ל של השולח באופן ידני. אם ברצונכם להזין יותר מכתובת אחת הפרידו בין הכתובות בעזרת נקודה פסיק (;).

לאחר שסיימתם להזין את כתובות המייל הרצויות, אשרו ולחצו על המשך על מנת לעבור למסך דרכי הטיפול בהודעה.

כך הגדרנו שהודעות שיטופלו הן אלו שמגיעות מהכתובות שציינו. לדוגמה: נוכל להזין כאן את הכתובות של כל בני המשפחה שלנו. לטיפול המיילים מהעבודה נקדיש כלל חדש.
 
 
המסך הנוכחי שוב פורס בפנינו שלל אפשרויות לטיפול בהודעה – החל מהעברה שלה אל תיקיה וכלה במחיקתה. סימון של האפשרות הראשונה העבר את ההודעה אל התיקיה שצוינה (Move the message to the specified folder) תאפשר לקבוע את התיקיה אליה תועבר ההודעה מהשולח או השולחים שהגדרנו בשלב הקודם.
 
 
לאחר מכן תוצג בפניכם רשימת התיקיות וכל שנותר לעשות הוא לסמן את הרצויה וללחוץ על אישור. התיקיה שבחרנו תופיע בחלונית אשף הכללים. לחיצה על כפתור הבא (Next) תוביל אותנו אל מסך בחירת החריגים.
 
 
מסך זה נועד להגדיר מצבים מסויימים שבהם נרצה שאאוטלוק לא יבצע את הפעולות שהגדרנו, גם אם ההודעות שהגיעו תואמות לכללי הסינון שהגדרנו. הסעיפים בו מתאפיינים במילות המפתח "אלא אם" או "למעט". לדוגמה: אם נרצה להעביר את כל ההודעות המשפחתיות שלנו לתקיית המשפחה, מלבד אלו אשר מכילות את המילה "דחוף" בכותרת. הגדרת הכללים כאן זהה לצעדים הקודמים. לחצו שוב על הבא (Next) על מנת לעבור לשלב הסיום.
 
 
בחלון זה, תוכלו לבחור שם לכלל כאשר מומלץ להעניק לו שם הגיוני על מנת שתוכלו למצוא אותו בקלות, במקרה שתרצו לשנות אותו בשלב מאוחר יותר. בנוסף, סמנו את שתי תיבות הסימון על מנת שהכלל יכנס אל תוקפו מרגע זה ויפעל גם על הודעות שכבר מצויות בתיבת הדואר הנכנס שלכם. בידקו שוב את הגדרות הכלל על מנת לוודא שהוא מדוייק ובצעו שינויים אחרונים על ידי לחיצה על הקישורים הכחולים בחלונית התצוגה. לבסוף – לחצו על סיום (Finish). אאוטלוק יעבור על ההודעות בתיבה ויבצע את הפעולות הדרושות על פי ההגדות שלכם. הגדירו כללים נוספים למיון שאר סוגי ההודעות ולמחיקת הודעות מיותרות.
 
 
דרך אחרת להגדיר כלל הינה לחיצה על הכפתור הימני בעכבר על הודעה שהתקבלה ובחירה ביצירת כלל (Create Rule). המסך שיפתח יכיל כבר מספר תכונות המתייחסות להודעה הספציפית (שם השולח, נושא, מיקום חדש וכ') ועל ידי סימון של תיבות הבחירה ניתן להגדיר בדיוק מה לעשות עם ההודעה. לחיצה על כפתור אפשרויות מתקדמות (Advanced Options) תוביל בחזרה אל אשף הגדרות הכללים.
 

4. השתמשו בקטגוריות

 
אחת האפשרויות הפחות מוכרות באאוטלוק הינה שיוך ההודעה לקטגוריות שונות. בדומה לטאגים שנפוצו ברחבי האינטרנט, אאוטלוק מאפשרת לנו לסמן עבור כל הודעה את הקטגוריות אליה היא משתייכת. כך, אם קיבלתם הודעה מחבר המכילה מצגת שעוסקת בחיות, תוכלו לסמן אותה בקטגוריות "חברים", "מצגות" ו"חיות". שיוך זה יקל עליכם במציאת ההודעה הזו בשלב מאוחר יותר.

על מנת לשייך קטגוריות להודעת דואר, לחצו על ההודעה הרצויה בעזרת הכפתור הימני של העכבר ובחרו מהתפריט בקטגוריות (Categories). בחלון שיפתח, סמנו את תיבת הבחירה ליד כל אחת מהקטגוריות הרלוונטיות. לחיצה על כפתור רשימת קטגוריות ראשית (Master category list) תאפשר לכם להוסיף קטגוריות חדשות כאוות נפשכם.
 

חיפוש

 
גם עם כל הסדר שעשינו, יתכן שעדיין לא תוכלו למצוא את ההודעה שאתם מחפשים ללא עזרה. לכן, על מנת למצוא את כל אותן ההודעות האבודות, קם לעזרתנו מנוע החיפוש.

לחיצה על כפתור החיפוש שבסרגל התוכנה יקפיץ בפנינו את מנגנון החיפוש. לאחר הקלדה של ערך החיפוש – כגון פריט מהכותרת או שם השולח, ובחירת התיקיה בה יתבצע החיפוש, יעבור האאוטלוק על כל מאגר ההודעות ויחפש את ההודעות המתאימות לערכים שהוגדרו.
 
 
הבעיה העיקרית עם מנוע החיפוש הינה שאפשרויות הסינון שלו הן נרחבות מדי ולעיתים קרובות יספקו רשימה ארוכה של הודעות שתצריך מעבר קפדני נוסף. על מנת להימנע ממצב שכזה, ניתן להשתמש במנוע החיפוש המתקדם על ידי לחיצה על כפתור אפשרויות ובחירה בחיפוש מתקדם (Advanced Search), או לחילופין הקשה על ctrl+shift+f.
 
 
במסך החיפוש הראשי ניתן להגדיר שלל אפשרויות חיפוש – על פי מילים בכותרת, בגוף ההודעה, שם השולח וכדומה. מעבר אל כרטיסיית אפשרויות נוספות (Advanced options) יאפשר חיפוש על פי סימנים מזהים – והחשוב והמועיל מביניהם – הקטגוריות שהגדרנו מראש. כך, אם זכור לכם רק שההודעה התקבלה מחבר וכללה מצגת ואכן טרחתם לסמן אותה ככזו, תוכלו לסמן את הקטגוריות הללו ולצמצם את טווח החיפוש להודעות הנמנות עליהן.
 
 
תצוגת מתקדם (Advanced) תאפשר להגדיר חתכים מדויקים אפילו יותר על ידי שימוש בשדות הנפוצים של הודעות הדואר ובכך לצמצם את החיפוש.
 

סוף דבר

תוכנת האאוטלוק, למרות כבדותה והסירבול שבה, מכילה שלל פונקציות שנועדו להקל על חייו של המשתמש (ושלל פונקציות אחרות שנועדו למרר את חייו, אבל על כך בפעם אחרת). כאמור, חלק מפונקציות אלו ניתן למצוא גם בתוכנות אחרות – כך שכדאי שתנסו מספר תוכנות בכדי למצוא את זאת שמתאימה לכם.

שימוש נכון בתוכנה יקל בצורה משמעותית על חייכם, בזמן בו האימייל הולך ותופס מקום מרכזי ברשימת דרכי התקשורת העומדת לרשותנו.
 

הכו את המומחה

המחשב עושה לכם צרות? מחפשים קיצורי דרך? שלחו מייל למומחה של חיים ברשת:
info@netsupport.co.il

בין השואלים נגריל תשובות.

יש לכם טיפים שהופכים את החיים לקלים יותר? ספרו לנו, ותחסכו לי עבודה.

לארכיון המומחה.
 
 
 
@@@@@@@@@@@@@@@@@@@ ilan @@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@
 
@@@@@@@@@@@@@@@@@@@ ilan @@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@
 
 
תגובות
הוסף תגובה0 תגובות
הוספת תגובה
מאת
 
נושא
 
תוכן
 
 
 
 
תודה! תגובתך התקבלה.
התגובה תתפרסם בכפוף לתנאי האתר.
 
 
 
 
 

כל הזכויות שמורות 2011 © נענע 10 בע"מ
 
 
 
 
כל הזכויות שמורות © Nana10 בע"מ
Video powered by