ב-Online
 
 
 
 
 
 
 
 
הטיפים שישדרגו לכם את האאוטלוק 

הטיפים שישדרגו לכם את האאוטלוק

 
 
אורן הוברמן

המשך המדריך שילמד אתכם מה באמת אפשר לעשות עם התוכנה הכי פחות מוערכת במחשב שלכם

 
 
 
 
 
 
 
 
 
בשבוע שעבר התחלנו להסביר לכם איך תשדרגו את השימוש שלכם באאוטלוק. השבוע נלמד אתכם מהי חתימה אישית, כיצד להפוך את האאוטלוק לספר טלפונים משוכלל, איך לשלב צבעים בלוח השנה (ולמה כדאי לעשות את זה) ועוד כמה טיפים קטנים שיעשו את ההבדל בין התברברויות סתמיות לעבודה יעילה. מוכנים? בואו נמשיך.
 

חתימה אישית

חתימה אישית היא סוג של כרטיס ביקור המצורף לכל מייל. החתימה, כמו שבטח יצא לכם לראות בהודעות דואר של אחרים, ממוקמת בד"כ בקצהו התחתון של המכתב. חלק מהאנשים מסתפקים בחתימות פורמליות הכוללות שם וטלפון, בעוד אחרים מתייחסים אליה כמקום לביטוי עצמי ומוסיפים תמונות, אנימציות ופירוט התחביבים של הכלב. עם כל הכבוד לביטויי היצירה, אנחנו ממליצים בחום שלא לעשות זאת – זה מכביד, מעיק ובאופן כללי נראה רע מאוד.
 

איך מכינים חתימה?

 
הכנסו לתפריט "כלים", בחרו ב"אפשרויות", בחלון שיפתח בפניכם בחרו בלשונית "תבנית דואר".

בתחתית החלון תמצאו כפתור הכולל את הכיתוב "חתימות..." – לחצו עליו.

החלון שיפתח בפניכם הוא חלון עריכת החתימות. בחרו באפשרות "חדש" בתפריט שנפתח לכם, הקישו את השם שתרצו להעניק לחתימה ("עבודה" או "חברים", למשל), סמנו כי ברצונכם "להתחיל עם חתימה ריקה" וסמנו "הבא".

עתה תוכלו לראות תיבת טקסט גדולה. בתיבה תוכלו להזין את החתימה שלכם כפי שתרצו שתראה. באם תעדיפו אותה בשפה העברית, יישרו לאת הטקסט לימין (לועזית – לשמאל). אם למרות המלצתנו החמה בכל זאת תעדיפו להוסיף תמונות או אנימציות, תוכלו לעשות זאת באמצעות הכפתור "עריכה מתקדמת". בשני המקרים, סיימו ב"אישור".
 
 

איך מוסיפים את החתימה למייל?

לאחר האישור תחזרו לחלון הראשי של עריכת החתימות. הפעם, תוכלו לראות את החתימה שזה עתה יצרתם ברשימת החתימות. אם אתם מעוניינים בחתימה נוספת (לעבודה בלבד, למשל) – זה הזמן לעשות לכם אחת כזאת.

סיימתם? לחצו על אישור.

חזרתם לחלון האפשרויות. בתחתית החלון תוכלו לבחור באילו חשבונות מייל יוסיף האאוטלוק חתימה (במקרה ויש לכם יותר מחשבון אחד תוכלו להגדיר חתימה נפרדת לכל חשבון) והאם התוכנה תוסיף את החתימה לכל ההודעות. אנחנו ממליצים לסמן את אפשרות "חתימה עבור הודעות חדשות" בלבד – ולסיים עם "אישור".

מעכשיו, כל מייל חדש שתעשו יכלול את החתימה שלכם בסופו, אוטומטית. בכדי לשנות את החתימה בכל עת, חזרו לתפריט החתימות באותה דרך שהוסברה כאן ולחצו על אפשרות "עריכה".
 

ספר הטלפונים שלכם

אאוטלוק טומן בחובו ספר טלפונים משוכלל מאין כמוהו היושב תחת האגף "אנשי קשר". אם יש לכם הרבה טלפונים לזכור (ויותר מדי פתקים מקושקשים בחדר), השימוש בו עשוי להפוך את חייכם למסודרים וקלים בהרבה.
 

איך זה עובד?

 
בכדי להוסיף איש קשר חדש לספר הטלפונים שלכם, לחצו על Ctrl+Shift+C.

מלאו את הפרטים של איש הקשר (חשוב לא להתעצל כאן – ברגע שתרשמו פעם אחת את כתובת המייל שלו תוכלו לשלוח לו דואר באמצעות רישום שמו בלבד בשורת הנמען).

עברו ללשונית "פרטים". כאן תוכלו למלא, למשל, את תאריך יום ההולדת של איש הקשר ובהגיע היום המיוחל תקבלו תזכורת בלוח השנה, מבלי שתצטרכו לעשות כלום. הדבר יאפשר לכם בקלות לעקוב אחרי ימי ההולדת של החברים (והחברות) למען יהיו חייכם ארוכים יותר (ובמקרה של החברה – קצרים הרבה פחות).
 

שיוך

ספר הטלפונים של אאוטלוק יכול למיין את חבריכם בצורה הרבה יותר נוחה מסתם רשימה שמית. לא עוד חברים קרובים לצד שותפים מהעבודה, לא עוד בני משפחה לצד המתחרים העסקיים, מהיום כל איש קשר נמצא ביחד עם הסביבה שמתאימה לו.

כדי לשייך איש קשר לקטגוריה היכנסו בחזרה ללשונית "כללי". בתחתית החלון תופיע המילה "קטגוריות". אם תלחצו עליה, יפתח בפניכם חלון חדש ובו אפשרויות השיוך השונות. אם חסרות לכם קטגוריות, תוכלו להוסיף קטגוריות משלכם.

בתיבת הטקסט הגדולה תוכלו להוסיף הערות על האדם המדובר ("חייב לו 100 ₪", "הרס את חיי" וכדו').
 

עשיתי הכל, אבל מה עושים עם זה?

ברכותינו. יש לכם את ספר הטלפונים המושלם. בעתיד, כשתרצו לחפש אדם ספציפי ולא תזכרו את שמו, תוכלו לבודד רשימה מסויימת ולמצוא אותו שם ("הצגה על פי קטגוריה / חיפוש").

אם תקבלו מ"איש קשר" מייל, תוכלו באמצעות לחיצה כפולה על שמו (בשורת ה"מאת") לפתוח את ה"תיק האישי" שיש לכם עבורו הכולל את כל פרטיו האישיים כפי שהזנתם בפעם הראשונה.
 

איך מחפשים אנשי קשר

אפשר למצוא אנשי קשר גם על ידי כניסה לאגף "אנשי קשר" ולחיצה עח Ctrl+Shift+F.
וודאו שבשורת החיפוש מסומנת אפשרות "אנשי קשר" והקלידו את אחד הפרטים שזכורים לכם (שם האיש, שם החברה, או כל פרט אחר), סמנו את אופציית "שדות טקסט נפוצים" ולחצו על "חפש כעת".
 

צבעים בלוח השנה

 
אם אתם משתמשים עסוקים של אאוטלוק, אתם ודאי מכירים את הבעיה: לוח השנה נראה עמוס ומלא בשטויות, קשה להפריד בין עיקר וטפל ואתם שוקלים מחדש את כל השימוש בתוכנה הארורה (ומוצאים את עצמכם מהרהרים בערגה על יומנים בכריכה קשה באופיס דיפו).

זה לא חייב להיות ככה. אחת הדרכים הנוחות לעשות סדר ביומן האישי שלכם היא באמצעות שימוש בצבעים. לדוגמה: לא תעדיפו שהתזכורת "ללכת למכון כושר" תופיע בצבע צהוב-בהיר בכדי שתוכלו להתעלם ממנה בנוחות? לא כדאי שתוכלו להבדיל במבט אחד בין "לרדת עם הכלב" ל"פגישה חשובה עם הבוס"?

הצבעים יוכלו לעשות את העבודה בשבילכם (בתקווה שיש לכם את אאוטלוק מתקדם מספיק, כמובן).
 

איך צובעים פגישה?

נניח וקבעתם לעצמכם פגישה חדשה. סימנתם את הזמן הרצוי, מילאתם את הנושא, המיקום ואפילו הוספתם את איש הקשר אותו אתם מתעתדים לפגוש מתוך ספר הטלפונים שלכם. כל שנותר לכם לעשות עכשיו הוא להכנס לתפריט הנגלל "תווית" (הנמצא משמאל ל"מיקום") ולבחור את הצבע המתאים.

פשוט, הא? לא תאמינו עד כמה הטיפ הקטן הזה יסדר לכם את היומן.
 

שוב, שוב ושוב

 
על אף שאנחנו רוצים להאמין שלא כך הדבר, ישנן הרבה מאוד רוטינות קבועות בחיים, או כמו שהאאוטלוק אוהב לקרוא להם – מופעים חוזרים. אם אתם בקטע של העשרה עצמית, וודאי יש לכם חוגים (מקרמה, כתיבה יוצרת, ארנבות למתקדמים וכו') בימים קבועים בשבוע. לא יהיה נחמד אם האאוטלוק יוכל לסמן לכם אוטומטית מתי אתם תקועים בחוג ולא יכולים לעשות דבר נוסף?

בשביל זה הומצא ה"מופע החוזר".
 

איך עושים את זה?

נניח שיש לכם בכל יום שלישי, בין 18:00 ל- 20:00, חוג ריקודי עם במתנ"ס השכונתי.

קבעו לכם פגישה חדשה ומלאו את כל הפרטים הנחוצים (נושא, מקום ותוית).
לחצו על כפתור "מופע חוזר" (במעלה החלון).
בחלון שיפתח סמנו את זמן הקורס (שעתיים), תבנית המופע החוזר (יומית, שבועית, חודשית או שנתית). הזינו את תאריך ההתחלה וציינו כי "אין תאריך סיום". בריקודי עם, קצת כמו בסיגריות, ברגע שמתחילים קשה להפסיק.

מעכשיו, בכל יום שלישי תופיע לכם ביומן פגישה עם החוג שלכם. שיעור אחד בוטל? תוכלו למחוק אותו גם מלוח השנה מבלי למחוק את כל האחרים (זאת על ידי בחירת האפשרות "מחק מופע זה בלבד").
זהו, עכשיו אתם מוכנים להשתמש באמת באאוטלוק, הפעם כמו שצריך. אנו ממליצים בחום לעבור שוב על רשימת הטיפים ולנסות ליישם ככל שסבלונתכם מאפשרת לכם. בתוך תקופה קצרה, כך תיווכחו, שימוש קבוע יחסוך לכם טונה של זמן (שתוכלו לשרוף מייד על קריאת יותר מיילים).
 
 
 
@@@@@@@@@@@@@@@@@@@ ilan @@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@
 
@@@@@@@@@@@@@@@@@@@ ilan @@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@
 
 
תגובות
הוסף תגובה0 תגובות
הוספת תגובה
מאת
 
נושא
 
תוכן
 
 
 
 
תודה! תגובתך התקבלה.
התגובה תתפרסם בכפוף לתנאי האתר.
 
 
 
 
 

כל הזכויות שמורות 2011 © נענע 10 בע"מ
 
 
 
 
כל הזכויות שמורות © Nana10 בע"מ
Video powered by