ב-Online
 
 
 
 
 
 
 
 
הטיפים שישדרגו לכם את האאוטלוק 

הטיפים שישדרגו לכם את האאוטלוק

 
 
אורן הוברמן

איך תלמדו את הדואר שלכם לסדר הכל בעצמו, תאיצו את העבודה ותגבו את הקובץ הכי חשוב במחשב שלכם; חלק ראשון

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
תוכנת האאוטלוק של מיקרוסופט (המגיעה כחלק מחבילת האופיס) היא אחת מתוכנות השירות הפופולריות בעולם. על אף חסרונותיה הבולטים (כבדות, איטיות, גזילה מוגזמת מאוד של נפח דיסק וביצועי מערכת) מדובר באחד הכלים היותר חזקים הקיימים כיום בשוק, לפחות בכל הנוגע לניהול זמן וחשבונות דואר אלקטרוני.
עד כמה שקשה להחמיא למיקרוסופט, אין ספק כי מדובר במוצר מעולה, העוקף בקלילות את מרבית המתחרים. הוא כולל כמעט כל מה שהמשתמש הממוצע זקוק לו, ועושה זאת באינטואטיביות מרשימה. עם זאת, עושר התכונות הגדול שלו הוא גם המקור ללא מעט בעיות. אם אינך מצויד במחשב חזק יקשה עלייך להשאיר את התוכנה "פועלת ברקע" לזמן רב (בשל העובדה שהיא תאט את המערכת כולה), כמו כן, אם אין לך זמן לעבור על התכונות המרובות אתה עשוי גם בהחלט לפספס דברים שהיו עשויים לפתור לך לא מעט בעיות המפריעות לך כיום.

לפיכך, הכנו במיוחד עבורכם, משתמשי האאוטלוק הכבדים ואלו המעוניין להפוך לכאלו, מדריך טיפים לדברים הטובים באמת שניתן למצוא בתוכנה. חלקם כמעט ברורים-מאליהם שרבים נוטים לפספס, חלקם חבויים בתתי-תפריטים אך עושים את כל ההבדל. בחלק הראשון של המדריך תוכלו למצוא הסברים אודות הפעלת "כללים" באאוטלוק ויצירת תיקיות מקוטלגות, קיצורי מקשים שימושיים, הוספת חגים עבריים ללוח השנה ומדריך מפורט לגיבוי מוצלח של המערכת כולה.

שימוש מהנה!
 

כללים ותיקיות

 
את תיבת הדואר הווירטואלית שלנו (ובניגוד לאחותה הפיסית) אנו נוטים למלא ולהציף מבלי משים. בעוד שבתיבות-רשת (Webmail) אנו מוגבלים במקום ועל כן חייבים במחיקות חוזרות ונשנות, האאוטלוק שלנו פנוי וזמין לסחוב על כתפיו את כל המיילים שאנו מקבלים. התוצאה, בד"כ, היא מדיניות מחיקות סלחנית למדי ("מי יודע מתי זה יהיה שימושי") ובלגאן אחד גדול.

דווקא כאן הופכים הכלים האוטומטים של אאוטלוק לשימושיים להפליא. בואו נדבר שנייה על תיבת המייל של מיקי. מיקי, רשום לשלוש רשימות תפוצה, מנוי לעשרה בלוגים ב"ישראבלוג", חברתו לחיים שוהה בחו"ל והבוס שלו מאוד אוהב את השימוש במייל בכל הנוגע להודעות חשובות.

מיקי חוזר מחופשה בת יומיים בצפון ומגלה שלוש מאות הודעות חדשות בתיקיית הדואר הנכנס שלו. חלקן הודעות על בלוגים שעודכנו, חלקם הודעות מחברים הכוללים את הכותרת "גדול!!!!", חלק שיחות סוערות ברשימת הדיוור אליה הוא מנוי, וחלקן מהעבודה. למיקי מחכה סלט עצום של הודעות ללא כל סדר הגיוני ועבודה סיזיפית מעייפת של מיון שלישותי. קצת חוסר בתשומת הלב, והוא עלול למחוק הודעה על פגישה חשובה מהבוס או מכתב מרגש מהחברה יחד עם עוד 20 הודעות מיותרות.
 
עכשיו, תארו לכם שמיקי חוזר מהחופשה שלו ומגלה תיבת דואר נכנס נקייה וריקה. תיקיה המכונה "צחוקים" תסמן שיש בה 80 הודעות חדשות הכוללות את המילה "גדול!!" (רובן של אותו קטע בדיוק), תיקיית "עבודה" תציג את העדכונים האחרונים מפעילות המשרד, תיקיית "דחוף!" תכלול את כל הודעותיו החדשות של הבוס ותיקייה אחרת תכלול את ההודעות החדשות מהחברה שמעבר לים. ממוקד, יעיל ונוח.
 
 

איך לפתוח תיקייה

- הקליקו פעם אחת, באמצעות הכפתור הימני, על תיקיית הדואר הנכנס שלכם.
- בתפריט הנגלל בחרו "תיקייה חדשה".
- בחלון שיפתח הקישו את שם התיקייה – "משרד", למשל, ומתחתיו בחרו את תכולתו הרצויה ("פריטי דואר וקבוצות דיון").
- אשרו את התיקייה החדשה שלכם, עם סיום ההגדרה היא תופיע כתת-תיקייה ב"דואר נכנס".

לתיקייה החדשה תוכלו לעביר ידנית כל הודעת דואר שתקבלו.
 

מהו כלל?

כלל הוא קבוצת הוראות המאפשרת לאאוטלוק "לנחש" את תוכן ההודעה שהגיע ולהעביר לתיקייה המתאימה.
הנה כמה אפשרויות בהם תוכלו לעזור לו לנחש את תוכן ההודעה: שורת הכותרת (אם מדובר בהודעה מקבוצת דיון, יופיע תמיד שמה בסוגריים מרובעים), שולח ספציפי (חברה, בוס), רמת דחיפות (גבוהה/נמוכה), תוכן ההודעה או הנמען (האם המכתב מיועד אלי או שאני רק מכותב לו).
 

איך להגדיר את הכללים?

- היכנסו לתיבת הדואר שלכם.
- לחיצה אחת על תפריט "כלים" תפתח בפניכם תפריט נגלל. בחרו "כללים והתראות" (או "אשף הכללים וההתראות". באנגלית יופיע תחת Rules).

ניתן לקבוע כללים חדשים באופן ידני, אך אנו ממליצים על הפעלת האשף המטפל בכך. פעלו על פי ההוראות, הגדירו את הכללים ואת תיקיית היעד להודעות מסוג זה (ניתן להעתיק או להעביר את ההודעה לתיקיית היעד, שימו לב במה אתם בוחרים). אם ברצונכם להפעיל את הכלל רטרואקטיבית על כל תיבת הדואר הנכנס, לחצו על הכפתור "הפעלת כללים כעת".

נכון שהכל נראה פתאום מסודר יותר?
 

קיצורי מקשים

 
קיצורי המקשים הם אולי הסוד הפשוט ביותר של מקצועני האאוטלוק. על אף שבאמצעות קיצורים לא תוכלו לעשות שום קסם מיוחד, הם יאיצו לכם "כבדרך אגב" את מהירות העבודה בעשרות אחוזים, יהפכו את השימוש לפשוט ויעיל יותר ויחסכו לכם הרבה מאוד זמן מצטבר. העכבר, וייתכן כי הדבר יבוא לחלקכם בהפתעה, הוא אולי הדרך הכי פחות יעילה לתפעל בה את אופיס. התצוגה הגרפית המאוד עשירה של אופיס הופכת במקרים רבים לרועץ בכל הקשור לניווט ותפעול מהיר. למזלנו, מקשי המקלדת משלימים היטב את אותם החסרונות. שימוש בקיצורים יאפשר לכם להגיע במהירות בדיוק לאן שאתה רוצים ובלחיצה בודדת. "למי יש סבלנות לשנן את כל צירופי המקשים האלו" אתם שואלים את עצמכם, ובצדק. אבל דווקא סבלנות אתם לא ממש צריכים פה, יותר בכיוון של היגיון פשוט.
 

קיצורים – ככה זה עובד

כמו בתוכנת וורד, גם באאוטלוק מתחילים כל הקיצורים החשובים בצירוף המקשים CTRL ו-SHIFT. ברגע שזכרתם את זה, אתם כבר יודעים לפחות חצי מהתורה. כל מה שנותר לכם עכשיו לדעת הוא מספר אותיות-קיצור. על אף שלא קל לשנות הרגלים ישנים, אנו ממליצים בחום לתת לשיטת העבודה הזאת הזדמנות שווה, להשקיע כמה דקות וללמוד בע"פ את הקיצורים הבאים. לא תאמינו כמה זמן הדבר יחסוך לכם בהמשך.
 

הקיצורים

גישה מהירה לתיקיית דואר נכנס: Ctrl+Shift+I.
יכניס אתכם מכל מקום בתוכנה לתקיית הדואר הנכנס. אם אתם משתמשים ב-ICQ, הקיצור הנ"ל לא יפעל (הוא פשוט יקפיץ במקום את חלון ה-ICQ).
איך לזכור? I היא האות הראשונה במילה Inbox (דואר נכנס).

יצירת איש קשר חדש: Ctrl+Shift+C.
תקפיץ במהירות טופס הזנת איש קשר חדש.
איך לזכור? C היא האות הראשונה במילה Contact (איש קשר).

יצירת פעילות חדשה ביומן: j+Ctrl+Shift.
תקפיץ במהירות טופס פעילות חדש ביומן.
איך לזכור? J היא האות הראשונה במילה journal (יומן).

יצירת "פתק" מהיר: Ctrl+Shift+N.
יפתח לכם פתק קטן לרישומים מהירים. לסגירה פשוט לחצו על האיקס והוא ישמר אוטומטית בתיקיית הפתקים שלכם.
איך לזכור? N היא האות הראשונה במילה Note (פתק).

יצירת משימה חדשה: Ctrl+Shift+K.
יפתח לכם רשומה ריקה למשימה חדשה.
איך לזכור? K היא האות האחרונה במילה Task (משימה).

חיפוש מתקדם: Ctrl+shift+F
יפתח לכם במהירות את חלון החיפוש המתקדם של אאוטלוק.
איך לזכור? F היא האות הראשונה במילה Find (חיפוש).

שליחה/קבלה של מיילים חדשים: F9
יבדוק את חשבונות המייל שלכם להודעות חדשות וישלח הודעות הממתינות בדואר היוצא.

מעבר לתצוגה שבועית ביומן: Alt ומקש המינוס (-)
יעביר אתכם למצב תצוגה שבועי נוח של היומן שלכם. ליציאה ממצב זה יש להקליק פעמיים על אחד הימים.
 

גיבויים

 
נאמר ואתם משתמשים קבועים של אאוטלוק. כל החברים/משפחה/לקוחות שלכם מתויקים בסדר מופתי ב"אנשי הקשר", היומן שלכם נמצא בשימוש קבוע וכל המייליים שלכם החל מאמצע שנות התשעים מונחים להם בתיקיות ארכיון מפוארות.

עכשיו, תארו לכם שאיזו הפסקת חשמל נבזית מפתיעה את המחשב שלכם בדיוק בזמן הגרוע ביותר (בעת שהאאוטלוק מעבד נתונים למשל). רבים מהמקרים הללו מסתיימים ללא פגע, מלבד אולי עליה זמנית בלחץ הדם. במקרים אחרים, עשוי להיפגע באופן קריטי מסד הנתונים המאוד רגיש של האאוטלוק שלכם. כל אנשי הקשר, המיילים, הפתקים, הפגישות, ימי ההולדת, הטלפונים ושאר המידע שהזנתם במשך שעות ארוכות עלול להימחק ללא אפשרות שחזור ובקלות שלא תיאמן.

אין טעם להיכנס לפאניקה, מאידך, מאוד מומלץ שלא לחכות עם פעולת המנע ולו דקה אחת נוספת. חברות השחזור מלאות בלקוחות שחשבו "שלהם זה לא יקרה". כמו בסיגריות ובסמים קשים, גם כאן הסטטיסטיקה פועלת לרעתכם. אז למה שתסכנו את המידע הכי חשוב שלכם אם אתה לא חייבים?
 

גיבוי בקלות

יש שיטות רבות ושונות לגבות את מסד הנתונים של האאוטלוק, חלקן אוטומטיות, חלקן אוטומטיות-למחצה וכולן ראויות. כותב שורות אלו, לאחר ניסוי-וטעייה של רבות מהן, בחר להשתמש דווקא בפחות אוטומטית מכולן. בכל מה שקשור לגיבויים, יש להודות, אני סומך על עצמי ועל עצמי בלבד.

האאוטלוק שומרת את כל מאגר הנתונים שלך (מיילים, פגישות, אנשי קשר וכו') בקובץ אחד גדול. שמו של הקובץ הוא Outlook.pst. אם אתם משתמשים כבדים של אאוטלוק – מדובר בקובץ הכי חשוב במחשב שלכם. בעוד שאת מערכת ההפעלה ניתן לשחזר, הקובץ הנ"ל הוא פצצה מתקתקת ומורכבת מאין כמוה. הוא רגיש לשגיאות וקלקולים, אז תיזהרו כשאתם משחקים איתו.
 

איפה הוא נמצא?

 
בכדי להגיע אל הקובץ, יש להיכנס לתפריט "קובץ" ולבחור ב"ניהול קבצי נתונים". בחלון שייפתח, סמנו את הקובץ ולחצו על כפתור "פתיחת תיקייה".

התיקייה שתפתח לכם היא תיקייה רגילה (folder) של ווינדוס. שני הקבצים שיופיעו לכם שם הם Outlook.pst ו- archive.pst. סביר להניח שגודלם הכולל של שני אלו לא עולה על 600 מגה בייט.

כעת בחרו את שני הקבצים (וודאו כי האאוטלוק סגור בזמן שאתם עושים את זה!) והעתיקו אותם, כמו כל קובץ אחר, אל תוך תיקייה חדשה שפתחתם בכונן הקשיח שלכם. צרבו את שני הקבצים הללו על גבי תקליטור והדביקו עליו מדבקה הכוללת את התאריך ואת סוג הגיבוי שנעשה ("מסד נתונים אאוטלוק").
 

תזמון

לצרוב דיסק אחת לשבוע לשם גיבוי הוא דבר מוגזם. מאידך, דיסק גיבוי אחד לחודש הוא סביר בהחלט. ומה עם ייהרס מאגר הנתונים ביום האחרון של החודש? בכדי לצמצם ככל האפשר את הנזק במקרה כזה, מומלץ לגבות את הקבצים, פעם או פעמיים בשבוע, בתוך תיקייה נפרדת. לפני שאתם מבצעים את השמירה, דאגו למחוק מאותה תיקייה את הגיבוי הקודם (או "לכתוב עליו"). במקרה של תקלה במסד המקורי שלכם, תמיד תוכלו להחליף אותו בקובץ המגובה. הפסד המידע במקרה זה, יהיה המינימלי האפשרי.
 
 
 
@@@@@@@@@@@@@@@@@@@ ilan @@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@
 
@@@@@@@@@@@@@@@@@@@ ilan @@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@
 
 
תגובות
הוסף תגובה0 תגובות
הוספת תגובה
מאת
 
נושא
 
תוכן
 
 
 
 
תודה! תגובתך התקבלה.
התגובה תתפרסם בכפוף לתנאי האתר.
 
 
 
 
 

כל הזכויות שמורות 2011 © נענע 10 בע"מ
 
 
 
 
כל הזכויות שמורות © Nana10 בע"מ
Video powered by